COMMENT ORGANISER UN SÉMINAIRE ?

Séminaire de formation, de team building ou de direction : l’événement va mobiliser les forces vives de l’entreprise. Mais comment organiser un séminaire ? Pour que chaque participant s’y sente impliqué, une organisation sans faille est nécessaire. Lille Grand Palais en détaille pour vous toutes les phases, en insistant sur les critères à prendre en compte pour le choix de la salle.

QUELS TYPES DE SÉMINAIRES ORGANISER ?

Il existe différents types de séminaires ciblant divers objectifs pour votre entreprise ou votre organisation. Certains ont vocation à être plus récréatifs, en créant du lien entre les individus pour fédérer les équipes, tout en humanisant les rapports de travail. D’autres, au contraire, sont axés réflexion et performances, pour ouvrir vos collaborateurs à de nouveaux savoir-faire ou réveiller leur intérêt pour les résultats de l’entreprise.

LE SÉMINAIRE AXÉ TEAM BUILDING ET COHÉSION

Ce type de séminaire est de plus en plus populaire, car le développement de nouvelles tendances comme le télétravail, rendent nécessaire de recréer de la cohésion. Il vise, de fait, à optimiser l’ambiance de travail, en permettant à ses participants de mieux se connaître en interagissant ensemble autour d’animations sortant du cadre habituel de l’entreprise.
Pour autant, le thème pour organiser un séminaire de cohésion n’est pas totalement déconnecté de l’organisation. Certains prévoient, par exemple, des activités sportives pour stimuler l’esprit de challenge, des activités ludiques pour titiller la créativité, ou tout simplement des animations plaisir et familiales pour dénouer des tensions.

ORGANISER UN SÉMINAIRE PROFESSIONNEL DE FORMATION

Pour aider vos collaborateurs à mieux appréhender les mutations de l’entreprise, comme une réorganisation interne, l’apparition de nouveaux outils, ou l’application de nouvelles normes, le séminaire de formation est un classique.
Il s’étale souvent sur plusieurs jours et comporte des pause-café et des déjeuners pris en commun, qui permettent aux équipes de souffler.
Pour organiser un séminaire de formation, on prendra soin de trouver un lieu bien équipé du point de vue audiovisuel, avec du matériel high-tech et une connexion wifi très haut débit. Les salles devront aussi être tout confort, et propices au calme et à la concentration

LE SÉMINAIRE DE DIRECTION

Les cadres et dirigeants se réunissent régulièrement pour faire le point sur la situation de l’entreprise et pour discuter des nouvelles orientations à venir.
Ce type de réunion est organisé soit de façon récurrente, soit de façon exceptionnelle, à l’occasion d’une crise ou d’un renouveau important.
Les salles doivent être équipées des dernières technologies en visioconférence et de retransmission, de façon à favoriser les interactions avec d’autres filiales distantes, en France ou à l’étranger.
Un séminaire de direction a toujours lieu dans un endroit calme, doté d’un standing en adéquation avec les titres et les fonctions de ses participants.
Pour organiser un séminaire de direction qui reflète votre image, misez sur un lieu comme un château bordé d’un parc, ou une salle hautement sécurisée. Les salles de réunion doivent être préservées du bruit et de l’agitation.

LES ÉTAPES POUR ORGANISER UN SÉMINAIRE D’ENTREPRISE

Comment organiser un séminaire professionnel ? Considérons chaque étape pour organiser un séminaire.

CROISER VOS OBJECTIFS À VOTRE BUDGET

Organiser un séminaire d’équipe est moins onéreux qu’organiser un séminaire original, comme un atelier de team building, qui va demander la privatisation d’un site spécialisé : espace sportif, parc d’attraction, etc. Les objectifs du séminaire sont donc à mettre en rapport avec le budget.
Par ailleurs, celui-ci doit tenir compte de la temporalité de l’événement dont dépendent certains postes de dépenses comme la restauration, l’hébergement et les déplacements.

CHOISIR UNE DATE POUR UN SÉMINAIRE D’ENTREPRISE

Un séminaire se prévoit 5 ou 6 mois à l’avance de façon à obtenir la présence d’un maximum d’invités. On évite les dates autour des fêtes, des ponts, des vacances ou des grands événements sportifs.

COMMENT CHOISIR VOTRE LIEU DE SÉMINAIRE ?

Le lieu du séminaire est commandé par les besoins de l’événement : besoins liés à ses participants et aux divers temps forts qui vont avoir lieu.
Les organisateurs doivent donc avoir à l’esprit les objectifs du séminaire en louant des locaux, et notamment avoir le planning du séminaire en tête, avec le nombre de participants « découpé » par réunions.

Un prestataire spécialisé comme Lille Grand Palais vous propose toute l’année des salles aménagées en auditorium pour organiser un séminaire d’entreprise, une commission ou une assemblée générale.

Un prestataire présent depuis plus de 25 ans sur le marché de l’événementiel lillois comme Lille Grand Palais peut vous proposer des salles pour une vingtaine de participants, comme pour plusieurs milliers. Ces espaces, dotés d’une hyper modularité, peuvent être communicants, si vous souhaitez par exemple, faire circuler vos participants d’une salle de cocktail vers un espace de réunion.
Lille Grand Palais est situé en plein centre du quartier d’Euralille et offre aussi une hyper accessibilité à vos participants en matière de transports et d’accès.